SNA-keurmerk & NEN 4400-1: waar let je op als inlener?

Het SNA-keurmerk helpt om dat risico te verkleinen. Een organisatie met dit keurmerk wordt periodiek gecontroleerd op verplichtingen die horen bij het ter beschikking stellen van arbeid. Voor Nederlandse ondernemingen vormt NEN 4400-1 daarbij een belangrijke basis.

Een keurmerk betekent alleen niet dat je als opdrachtgever nergens meer naar hoeft te kijken. Juist wanneer je personeel inleent, is het belangrijk om te weten wat de SNA certificering wel controleert, wat NEN 4400 inhoudt en welke verantwoordelijkheid bij jou blijft liggen.

Weet jij wat je moet controleren voordat je medewerkers inleent? Lees wat het SNA-keurmerk wel en niet afdekt en welke verantwoordelijkheid bij jou blijft. Zo weet je welke vragen je aan je samenwerkingspartner moet stellen.

Wat is het SNA-keurmerk?
Het SNA-keurmerk is een keurmerk van Stichting Normering Arbeid voor organisaties die onder andere arbeidskrachten ter beschikking stellen of werk aannemen. Denk aan uitzendbureaus, detacheerders en payrollondernemingen.

Het keurmerk is ontwikkeld om risico’s voor inleners en opdrachtgevers te beperken. Gecertificeerde ondernemingen worden in de regel twee keer per jaar geïnspecteerd door een geaccrediteerde inspectie-instelling. Wanneer daar aanleiding voor is, kan vaker worden gecontroleerd.

Een organisatie met een geldig keurmerk SNA wordt opgenomen in het openbare register van Stichting Normering Arbeid. Daardoor kun je als inlener zelf controleren of een partij op het moment van samenwerken daadwerkelijk gecertificeerd is.

Wat is NEN 4400-1?

NEN 4400-1 is de norm voor in Nederland gevestigde ondernemingen die arbeidskrachten ter beschikking stellen of als (onder)aannemer werken. De momenteel toegepaste versie binnen het SNA-schema is NEN 4400-1:2023. Voor in het buitenland gevestigde ondernemingen geldt NEN 4400-2.

De termen worden regelmatig door elkaar gebruikt, maar het is goed om het onderscheid te kennen.

NEN 4400 bevat de eisen waarop een onderneming wordt beoordeeld. Het SNA-keurmerk laat vervolgens zien dat de organisatie volgens het toepasselijke SNA-schema is geïnspecteerd en in het register is opgenomen.

Een NEN 4400 certificering is voor jou als inlener dus vooral relevant omdat zij onderdeel is van het kader waarmee wordt gecontroleerd of een uitlener zijn verplichtingen rondom arbeid goed organiseert.

Waarop wordt een organisatie met een SNA-keurmerk gecontroleerd?

Bij de inspecties wordt niet alleen gekeken of de administratie netjes is bijgehouden. Stichting Normering Arbeid noemt verschillende verplichtingen waarop ondernemingen worden gecontroleerd.

Daaronder vallen onder andere de identificatie van de onderneming, de aangifte en afdracht van verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting, loonbetaling volgens de geldende minimumregels en de controle of medewerkers gerechtigd zijn om in Nederland te werken. Ook worden risico’s rondom in- en doorlenen meegenomen.

Dat maakt de SNA certificering relevant wanneer je personeel extern inhuurt. Je werkt immers met een organisatie die periodiek onafhankelijk wordt beoordeeld op onderdelen die direct samenhangen met goed en correct werkgeverschap.

Waarom is het SNA-keurmerk belangrijk voor een inlener?

Personeel inhuren betekent niet automatisch dat alle financiële en juridische risico’s bij de uitlener liggen. De Belastingdienst kan een inlener aansprakelijk stellen wanneer de uitlener de loonheffingen of omzetbelasting die samenhangen met het ingeleende personeel niet betaalt. Dit heet inlenersaansprakelijkheid. Juist daarom is het verstandig om niet alleen te kijken naar wie medewerkers kan leveren, maar ook naar hoe die partij het werkgeverschap achter de schermen organiseert.

Het SNA-keurmerk geeft daarin extra zekerheid omdat de uitlener periodiek wordt gecontroleerd. Bovendien kan werken met een SNA-gecertificeerde uitzendonderneming onder voorwaarden leiden tot fiscale vrijwaring voor de inlenersaansprakelijkheid. Dat laatste gebeurt niet automatisch alleen omdat een logo op de website staat.

Geeft het SNA-keurmerk volledige bescherming?

Niet zonder meer. Voor fiscale vrijwaring gelden aanvullende voorwaarden. Stichting Normering Arbeid noemt bijvoorbeeld dat de uitzendonderneming daadwerkelijk in het SNA-register moet staan en dat in beginsel 25% van het factuurbedrag inclusief btw op de g-rekening van de uitzendonderneming wordt gestort. Bij verlegging van de omzetbelasting gaat het om 20%.

Daarnaast moet jouw eigen administratie op orde zijn. Je moet onder meer gegevens over de overeenkomst, gewerkte uren en betalingen kunnen terugvinden. Ook moet je de identiteit van ingeleende medewerkers kunnen aantonen en waar nodig controleren of iemand over de juiste verblijfs- of tewerkstellingsdocumenten beschikt. Een SNA-keurmerk is dus een belangrijke controle, maar geen reden om je eigen verantwoordelijkheden als inlener los te laten.

Waar let je op voordat je met een personeelspartner werkt?

Een logo onderaan een website is niet voldoende. Controleer zelf of de organisatie daadwerkelijk in het actuele SNA-register staat. Let vervolgens op de manier waarop de personeelspartner communiceert over werkgeverschap en compliance. Kan de partij duidelijk uitleggen wie formeel werkgever is? Hoe worden lonen, belastingen en premies verwerkt? Hoe wordt gecontroleerd of medewerkers in Nederland mogen werken? En wat gebeurt er wanneer wetgeving of arbeidsvoorwaarden veranderen?

Kijk ook naar de praktische kant. Is duidelijk welke juridische entiteit jouw contractpartij is en komt die onderneming overeen met de partij die in het SNA-register staat? Juist die combinatie is belangrijk: certificering laat zien dat bepaalde processen onafhankelijk worden gecontroleerd, maar transparantie in de dagelijkse samenwerking laat zien hoe serieus een organisatie compliance daadwerkelijk neemt.

SNA certificering als onderdeel van goed werkgeverschap

Voor SuperStaff is certificering geen los vinkje naast de dienstverlening. Wanneer wij het formele werkgeverschap verzorgen, hoort daar ook bij dat contracten, verloning, afdrachten en relevante wet- en regelgeving zorgvuldig worden georganiseerd.

Onze dienstverlening voldoet daarom aan relevante certificeringen en normen, waaronder SNA, NBBU, NEN en ISO. Dat is belangrijk voor medewerkers, maar net zo goed voor de organisatie waar zij dagelijks werken. Als inlener wil je namelijk weten dat de mensen op de vloer goed worden begeleid én dat achter die inzet een professionele werkgeversorganisatie staat.

Kijk verder dan alleen het keurmerk

Het SNA-keurmerk is een belangrijk selectiecriterium wanneer je personeel inhuurt. De NEN 4400-1 geeft voor Nederlandse ondernemingen het normenkader waarop belangrijke verplichtingen uit arbeid worden beoordeeld. Maar goed werkgeverschap bestaat uit meer dan voldoen aan een norm.

Kijk daarom ook naar hoe een personeelspartner omgaat met arbeidsovereenkomsten, verloning, ziekte en verzuim, arbeidsvoorwaarden, veranderende wetgeving en vragen vanuit medewerkers. Het keurmerk helpt je controleren of de basis klopt. De samenwerking bepaalt vervolgens hoe goed het werkgeverschap in de praktijk wordt uitgevoerd.